デジタル化するほど紙と保管の手間が増えるワケ。

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こんにちは

こんにちは ちゃくまです。

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デジタル化してデータで管理や保管をしても実は紙物は思った以上に減りません。重要な物ほどそうなります。

「そんな、ばかな。」

と思いますか。

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「データは消える」という不安から・・

電子書籍を始め、様々な紙物をデジタルで保管できるようになりましたね。一見、画期的です。場所をとらず、持参するのに重くないですから。

けれども、デジタル物は「データが消えることがある」というリスクがあります。

もちろん、紙も紛失その他のリスクにはさらされています。けれども、一気にまとめて大量になくなることは通常は滅多に起きることではありません。

ところが、データの場合は、下手をするとある日突然、何の前触れもなく大量に忽然と消えるリスクが常にあります。

通常は、データの元になる紙の書面があります。

そのため、「ある日、突然データが消えた」時のために、大事なものほど、一枚しかないものほどデータとして記録してあっても紙の書類も保管し続けてしまう心理が働きます。場合によってバックアップをとり、その記録媒体という新たな「物」が増え、管理が必要にもなります。

例えば、ビジネスマンが名刺をデータとして保管できる方法があります。この場合、相手から受け取る名刺は1枚しかありません。そのため、多くのビジネスマンはデータに名刺を取り込みながらも、一方で紙のオリジナルも保管しておくことでしょう。

結局、データ化することで管理の手間が2倍になってしまいます。

そのため、デジタル物が普及しても書類の保管はこの世から減ることはありません。むしろ、「念のため」保管するものが増えている可能性があります。

実際、私の場合もそうです。

いっとき、書類をデータで管理しようかとスキャンなどでの保管を検討しました。でも、途中までやってやめました。理由は、その書類をデータ化しても、うっかり消してしまう、消えてしまう可能性があるし、データ化したのかしないのかがよくわからなくなってしまうからです。

もちろんデータ化済みの判断は何か目印を徹底すれば良いのですが、たった一枚の漏れが困ったことになる場合も考えられます。

仮にデータ化しても全てをできるわけではありません。データ化が意味のないものもあります。

考えた末、結局はそのまま従来通り紙で保管するのが一番間違いないと判断しました。

ただし、それほど重要でないものについてはデータでの保管もアリでしょう。例えば、「行くかも知れない店のチラシ」とか「学校のほけんだより」や「行ってみたい旅行先のパンフレット」などです。

結局はデータとしてスペースをとらずに保管をしても、「何がどこにあるか」を把握しなくてはいけないのはデータも紙も同じです。

紙はリアルに実感で「どこにあるか」を発見しやすいのですが、データは記憶が曖昧になってしまう場合もあります。

データで管理することに大きすぎる期待は禁物です。

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